یکی از کارهای روزمره همه مدیران و کارشناسان و کارمندان در نظام اداری دولتی وعمومی و شرکتهای خصوصی برگزاری جلسات به منظور هماهنگی و تصمیم سازی و تصمیم گیری است . انقدر برگزاری جلسات در برنامه های روزمره شیوع دارد که گاه فراموش می شود همه ما در برگزاری جلسات دچار اسیب های زیاد و نقاط ضعف فراوان هستیم و همین ضعفها منجر به کاهش راندمان جلسات و گاه ملال اور شدن این جلسات می شود و طبیعتا باید برای آن فکری کرد و چاره ای اندیشید.
این اسیب ها انقدر در جلسات کاری از پایین تا بالاترین سطوح زیاد شده است که برخی جلسات کاری را بابی برای فرار از انجام کارها می دانند و جلسات را بی فایده و وقت گیر تلقی می کنند. در حالی که جلسات به ما ضرورت ها و راهکارها و حصول تصمیمات راهبردی در سطوح مختلف مدیریتی را ارائه می دهد.
محققان موانع و مشکلات جلسه را در13 عنوان طبقهبندی میکنند. (دویل و استراوس: 1375)
1- توجه اعضای جلسه به موضوعهای مختلف در یک زمان:
جلسه ترکیبی از افراد متعدد است و هر فرد دارای علائق، مشکلات و اولویتهای خاص خود است. بنابراین طبیعی است که به هنگام جلسه، ذهن هریک از حضار به مورد خاصی معطوف شود. یکی از مهمترین موانع جلسات، همین موضوع است.
2- مغشوش شدن موضوع جلسه با فرایند آن:
برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید برروی آنچه که باید در جلسه بحث شود و همچنین چگونگی این بحث به توافق برسند. تمایز بین محتوی (مشکل، عنوان یا صورتجلسه) و فرایند (روش، متد)، دشوار اما حیاتی است و عدم توجه به آن یکی از علل عدم موفقیت جلسات است.
3- برخورد شخصی و مشکل تراکم گفتگو در جلسه:
اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده و نقطهنظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو در جلسات میشود که خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود میگردد. برای حل این مشکل، لازم است که فردی جریان متعادلی از مکالمه را برقرار کرده و افراد را از برخوردهای شخصی با یکدیگر برحذر دارد.
4- روشن نبودن نقشها و مسئولیتها:
یکی از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای افراد شرکتکننده در جلسه است. تنها راهحل این موضوع تعریف دقیق نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است.
5- سوء استفاده از قدرت توسط رئیس جلسه:
وقتی مدیر در موضوع جلسهای ذینفع است، تقریباً غیرممکن است آن را بدون مداخله و دستکاری اداره کند. حتی اگر مدیر نخواهد گروه را تحت تاثیر خود قرار دهد با اشارات غیرکلامی از افرادی حمایت میکند که از عقاید او دفاع میکنند. تجربه نشان داده است که مدیرانی که جلسات را خود اداره میکنند، تمایل دارند که فعالترین فرد جلسه باشند و تقریباً 60% از وقت جلسه را به خود اختصاص میدهند. به همین علت مشارکت افراد در جلسه پایین میآید. بنابراین، در بیشتر جلسات سازمانهای سلسله مراتبی که با روش سنتی اداره میشوند. مدیر با بیشترین اختیار و قدرت تصمیمگیری معمولاً رئیس جلسه است که نقشهای متعددی را در یک لحظه ایفا میکند. مثل مسابقهای که یک فرد هم داور و هم کاپیتان تیم است. راهحل این مشکل جداکردن نقش فرایند از نقش قدرت و تصمیمگیری است. بدینترتیب که مدیر مسئولیت تصمیمگیری و درگیر شدن با موضوع را بپذیرد و وظایف مربوط به فرایند را به فرد دیگری (مجری) تفویض کند.
6- گرایش افراد به یکسان فکرکردن:
جنیس (JANIS) یکی از صاحبنظران موضوع، تمایل گروهها برای یکسان فکرکردن را "گروه فکری" مینامد.
7- مشخص نبودن اهداف و انتظارات:
یعنی برای افراد جلسه مشخص نباشد که چرا دعوت شدهاند و چه کاری باید انجام دهند.
8- وجود مشکلات و مسائل حل نشدهای درمورد قدرت و اختیار:
یعنی مشخص نباشد که آیا افراد جلسه قدرت تصمیمگیری دارند یا خیر.
